EXLEGAL
Трудовые документы: полный перечень и помощь в кадровом делопроизводстве
Кадровое оформление — зона повышенного внимания. Не тот пункт в договоре, забытый локальный акт или просроченный отчёт — и трудовая инспекция уже выписала штраф. Рассказываем, какие бумаги нужно вести работодателю: от найма до расставания с сотрудником.
Наши преимущества
Юридически грамотные шаблоны от профессионалов
Плавный переход от «сделаю сам» к полной юридической защите
Экономия денег и времени — два варианта на выбор
Фильтр 1
Фильтр 2
Фильтр 3
Фильтр 4
- Составление полного пакета кадровых документов для ООО или ИПБесплатные шаблоныРазработаем под ключ все обязательные кадровые документы для вашей компании: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков, журналы инструктажей. Избавим от штрафов при проверке трудовой инспекции.
- Индивидуальный трудовой договор (с учётом особенностей бизнеса)Бесплатные шаблоныЮрист составит трудовой договор, который защитит интересы работодателя: пропишем режим работы, обязанности, условия премирования, материальную ответственность и порядок увольнения. Подходит для ИП, ООО, удалённых сотрудников и совместителей.
- Кадровый аудит (проверка документов за 3 года)Бесплатные шаблоныНалоговая запросила документы, выставила требование об уплате или доначислила налог? Не согласны? Подготовим мотивированное возражение с опорой на НК РФ и судебную практику. Поможем избежать штрафов и блокировки счёта.
- Сбор и проверка документов для приёма на работуБесплатные шаблоныПоможем правильно оформить приём сотрудника: проверим паспорт, СНИЛС, трудовую книжку, военные документы. Подготовим приказ о приёме, внесём запись в трудовую книжку и уведомим военкомат (если нужно). Избавим от претензий ГИТ.
- Трудовой договор (типовая форма)Бесплатные шаблоныСкачайте готовый образец трудового договора, соответствующий ТК РФ. Подходит для стандартных должностей (менеджер, бухгалтер, водитель). Без проверки юриста — на ваш риск. Рекомендуем адаптировать шаблон под особенности вашего бизнеса.
Отзывы
Документы при приёме на работу: что требует ТК РФ
Перед подписанием трудового договора работодатель должен попросить у кандидата определённые документы. Их перечень дан в статье 65 Трудового кодекса.
Обязательный набор: паспорт; трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р); СНИЛС; военно-учётные документы (для военнообязанных); диплом, если должность требует специальной подготовки.
Иногда нужны дополнительные бумаги: справка об отсутствии судимости (для работы с детьми или в охране); медицинская книжка (общепит, торговля, школы, больницы); справка о непривлечении к административной ответственности за наркотики (для транспортников, моряков).
Важно: требовать то, чего нет в списке ТК РФ, незаконно. Штраф — по ст. 5.27 КоАП РФ. Наши специалисты помогут проверить комплект и уберегут от претензий проверяющих.
Трудовой договор и приказ о приёме: образцы и оформление
Трудовой договор — главный документ в отношениях с сотрудником. Без него работа считается нелегальной, а это серьёзные риски для компании.
Что должно быть в договоре: место работы (и подразделение, если есть); должность и круг обязанностей; дата выхода; оклад, надбавки, премии; режим работы и отдыха; характер работы (разъездной, в пути и т.п.); условия страхования.
Приказ о приёме. С 2022 года он не обязателен, если всё прописано в договоре. Но многие компании оформляют его по привычке — для внутреннего порядка. В приказе дублируются основные сведения: должность, оклад, дата начала работы.
Наши юристы составят договор, который защитит именно ваши интересы, и при необходимости подготовят приказ.
Кадровые документы: штатное расписание, график отпусков, табель учёта
Даже если в компании один сотрудник, некоторые внутренние документы должны быть в порядке. Их отсутствие — штраф.
Штатное расписание. Показывает структуру, штат и численность компании. Названия должностей в расписании и в трудовых договорах должны совпадать. Можно взять унифицированную форму Т-3 или разработать свою.
График отпусков. Обязателен для всех работодателей. Составляется ежегодно не позже чем за две недели до нового года. График одинаково обязателен и для работника, и для работодателя.
Табель учёта рабочего времени. Нужен для расчёта зарплаты и для подтверждения выплат при проверках. Чаще всего используют формы Т-12 или Т-13, но подойдёт и свой вариант.
Правила внутреннего распорядка. Регулируют режим работы, отдых, дисциплину. Для микропредприятий (до 15 человек и доход до 120 млн руб.) есть послабление: можно не разрабатывать отдельные локальные акты, а прописать всё в трудовом договоре по типовой форме.
Наши кадровики разработают полный пакет внутренних документов под ваш бизнес.
Кадровый учёт и отчётность для работодателей
С первым нанятым сотрудником у работодателя появляются обязанности по сдаче отчётности. Ошибки здесь грозят не только штрафами, но и проблемами с пенсиями работников.
Основные отчёты: ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) — при приёме, увольнении, переводе; сдаётся не позднее следующего рабочего дня. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2) — раз в год. Персонифицированные сведения о работающих — ежемесячно. Уведомление в военкомат о приёме или увольнении военнообязанного — в течение двух недель.
Кадровые журналы (не всегда обязательны, но настоятельно рекомендуются): книга учёта движения трудовых книжек; приходно-расходная книга по бланкам трудовых книжек; журнал инструктажей по охране труда; журнал проверки знаний по охране труда.
Мы помогаем предпринимателям настроить кадровый учёт «под ключ» — от разработки форм до сдачи отчётности.
Увольнение сотрудника: какие документы оформить
Увольнение — не менее ответственный этап, чем приём. Ошибки здесь почти гарантированно ведут в суд, а там и до восстановления сотрудника недалеко.
Основания для увольнения нужно подтвердить документально: заявление работника (по собственному желанию); соглашение сторон; акт о нарушении дисциплины (при увольнении по инициативе работодателя); медицинское заключение (если сотрудник больше не может работать).
Какие документы оформляют при увольнении: приказ о прекращении договора (формы Т-8 или Т-8а); записка-расчёт (Т-61); запись в трудовую книжку или сведения в ЕФС-1 (подраздел 1.1) для электронной трудовой; справка о заработке за два года (бывшая 182н); выписка из СЗВ-СТАЖ и раздел 2 ЕФС-1.
Сроки: в последний рабочий день сотрудник должен получить все документы и полный расчёт. Задержка грозит компенсацией за каждый день просрочки.
Наши специалисты подготовят полный пакет документов при увольнении и проконтролируют сроки.
Сколько стоят услуги по кадровому делопроизводству в Москве: цены
Цена зависит от объёма работы, количества сотрудников и сложности конкретных задач.
Часто задаваемые вопросы о кадровых документах
Какие документы нужны для приёма на работу иностранца?
Патент или разрешение на работу (в зависимости от статуса), договор ДМС (если требуется), уведомление МВД о заключении трудового договора. Набор документов зависит от гражданства и правового статуса. Наши юристы помогут разобраться в каждом конкретном случае.
Можно ли хранить копии паспортов и СНИЛС сотрудников?
Оригиналы возвращаются сотруднику, а копии можно хранить только при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных. Без согласия — штраф до 100 000 ₽ по 152-ФЗ.
Сотрудник потерял трудовую книжку. Что делать?
Он должен письменно заявить об утрате. Работодатель выдаёт дубликат, куда вносится общий стаж без детализации по конкретным местам работы.
Нужно ли вести табель учёта времени, если в штате только директор?
Да, табель обязателен для всех работодателей, независимо от численности. Даже при одном сотруднике его рабочее время нужно учитывать.
Какие документы выдают при увольнении?
Трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), справку о заработке для расчёта пособий, выписку из СЗВ-СТАЖ, раздел 2 ЕФС-1, а также копию приказа об увольнении (по запросу работника).
Вывод
Кадровое делопроизводство мелочей не прощает. Ошибка в договоре или пропущенный отчёт могут вылиться в десятки тысяч штрафа. Доверьте кадровые документы профессионалам. Консультация на нашей бирже — бесплатно.
Перед подписанием трудового договора работодатель должен попросить у кандидата определённые документы. Их перечень дан в статье 65 Трудового кодекса.
Обязательный набор: паспорт; трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р); СНИЛС; военно-учётные документы (для военнообязанных); диплом, если должность требует специальной подготовки.
Иногда нужны дополнительные бумаги: справка об отсутствии судимости (для работы с детьми или в охране); медицинская книжка (общепит, торговля, школы, больницы); справка о непривлечении к административной ответственности за наркотики (для транспортников, моряков).
Важно: требовать то, чего нет в списке ТК РФ, незаконно. Штраф — по ст. 5.27 КоАП РФ. Наши специалисты помогут проверить комплект и уберегут от претензий проверяющих.
Трудовой договор и приказ о приёме: образцы и оформление
Трудовой договор — главный документ в отношениях с сотрудником. Без него работа считается нелегальной, а это серьёзные риски для компании.
Что должно быть в договоре: место работы (и подразделение, если есть); должность и круг обязанностей; дата выхода; оклад, надбавки, премии; режим работы и отдыха; характер работы (разъездной, в пути и т.п.); условия страхования.
Приказ о приёме. С 2022 года он не обязателен, если всё прописано в договоре. Но многие компании оформляют его по привычке — для внутреннего порядка. В приказе дублируются основные сведения: должность, оклад, дата начала работы.
Наши юристы составят договор, который защитит именно ваши интересы, и при необходимости подготовят приказ.
Кадровые документы: штатное расписание, график отпусков, табель учёта
Даже если в компании один сотрудник, некоторые внутренние документы должны быть в порядке. Их отсутствие — штраф.
Штатное расписание. Показывает структуру, штат и численность компании. Названия должностей в расписании и в трудовых договорах должны совпадать. Можно взять унифицированную форму Т-3 или разработать свою.
График отпусков. Обязателен для всех работодателей. Составляется ежегодно не позже чем за две недели до нового года. График одинаково обязателен и для работника, и для работодателя.
Табель учёта рабочего времени. Нужен для расчёта зарплаты и для подтверждения выплат при проверках. Чаще всего используют формы Т-12 или Т-13, но подойдёт и свой вариант.
Правила внутреннего распорядка. Регулируют режим работы, отдых, дисциплину. Для микропредприятий (до 15 человек и доход до 120 млн руб.) есть послабление: можно не разрабатывать отдельные локальные акты, а прописать всё в трудовом договоре по типовой форме.
Наши кадровики разработают полный пакет внутренних документов под ваш бизнес.
Кадровый учёт и отчётность для работодателей
С первым нанятым сотрудником у работодателя появляются обязанности по сдаче отчётности. Ошибки здесь грозят не только штрафами, но и проблемами с пенсиями работников.
Основные отчёты: ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) — при приёме, увольнении, переводе; сдаётся не позднее следующего рабочего дня. Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2) — раз в год. Персонифицированные сведения о работающих — ежемесячно. Уведомление в военкомат о приёме или увольнении военнообязанного — в течение двух недель.
Кадровые журналы (не всегда обязательны, но настоятельно рекомендуются): книга учёта движения трудовых книжек; приходно-расходная книга по бланкам трудовых книжек; журнал инструктажей по охране труда; журнал проверки знаний по охране труда.
Мы помогаем предпринимателям настроить кадровый учёт «под ключ» — от разработки форм до сдачи отчётности.
Увольнение сотрудника: какие документы оформить
Увольнение — не менее ответственный этап, чем приём. Ошибки здесь почти гарантированно ведут в суд, а там и до восстановления сотрудника недалеко.
Основания для увольнения нужно подтвердить документально: заявление работника (по собственному желанию); соглашение сторон; акт о нарушении дисциплины (при увольнении по инициативе работодателя); медицинское заключение (если сотрудник больше не может работать).
Какие документы оформляют при увольнении: приказ о прекращении договора (формы Т-8 или Т-8а); записка-расчёт (Т-61); запись в трудовую книжку или сведения в ЕФС-1 (подраздел 1.1) для электронной трудовой; справка о заработке за два года (бывшая 182н); выписка из СЗВ-СТАЖ и раздел 2 ЕФС-1.
Сроки: в последний рабочий день сотрудник должен получить все документы и полный расчёт. Задержка грозит компенсацией за каждый день просрочки.
Наши специалисты подготовят полный пакет документов при увольнении и проконтролируют сроки.
Сколько стоят услуги по кадровому делопроизводству в Москве: цены
Цена зависит от объёма работы, количества сотрудников и сложности конкретных задач.
- Первичная устная консультация — бесплатно – 3 000 руб.
- Составление трудового договора — от 4 000 руб.
- Разработка штатного расписания — от 3 000 руб.
- Полный пакет кадровых документов для ООО/ИП — от 15 000 руб.
- Кадровый аудит (проверка документов за 3 года) — от 20 000 руб.
- Абонентское кадровое сопровождение (месяц) — от 7 000 руб.
Часто задаваемые вопросы о кадровых документах
Какие документы нужны для приёма на работу иностранца?
Патент или разрешение на работу (в зависимости от статуса), договор ДМС (если требуется), уведомление МВД о заключении трудового договора. Набор документов зависит от гражданства и правового статуса. Наши юристы помогут разобраться в каждом конкретном случае.
Можно ли хранить копии паспортов и СНИЛС сотрудников?
Оригиналы возвращаются сотруднику, а копии можно хранить только при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных. Без согласия — штраф до 100 000 ₽ по 152-ФЗ.
Сотрудник потерял трудовую книжку. Что делать?
Он должен письменно заявить об утрате. Работодатель выдаёт дубликат, куда вносится общий стаж без детализации по конкретным местам работы.
Нужно ли вести табель учёта времени, если в штате только директор?
Да, табель обязателен для всех работодателей, независимо от численности. Даже при одном сотруднике его рабочее время нужно учитывать.
Какие документы выдают при увольнении?
Трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), справку о заработке для расчёта пособий, выписку из СЗВ-СТАЖ, раздел 2 ЕФС-1, а также копию приказа об увольнении (по запросу работника).
Вывод
Кадровое делопроизводство мелочей не прощает. Ошибка в договоре или пропущенный отчёт могут вылиться в десятки тысяч штрафа. Доверьте кадровые документы профессионалам. Консультация на нашей бирже — бесплатно.
Теги (юридическая сфера и тд. как в статьях). Например: Банкротство
